Inleiding
In het kader van onze dienstverlening legt Little Jungle Kinderopvang gegevens vast. Little Jungle Kinderopvang gebruikt deze gegevens voor de uitvoering en afhandeling van overeenkomsten, voor overige dienstverlening en interne bedrijfsvoering.
In dit privacy beleid informeren wij u over hoe er wordt omgegaan met uw persoonlijke gegevens. Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij wordt voldaan aan de Wet Algemeen verordening gegevensbescherming (AVG).
Gegevens klanten
Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:
– Het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering.
– Het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging en ontwikkeling van het kind.
Het scannen van de vinger met als doel (uitsluitend binnen kindercentrum Pappa Leeuw):
– Gebruikersgemak en gebruiksvriendelijkheid voor onze klanten.
– Verbetering van de toegankelijkheid van het gebouw.
– Bevordering/optimalisatie van de veiligheid binnen het gebouw. Ouders kunnen vrij in en uit lopen, waardoor zij fungeren als een sociale controle binnen het gebouw (4 ogen principe).
Wanneer een ouder klant wordt, vindt er een intakegesprek plaats. In dit gesprek worden de volgende gegevens genoteerd: telefoonnummers en namen van de ouders/verzorgers, het thuis adres, en telefoonnummers en gegevens van derden. Denk hier bij aan contactgegevens huisarts, tandarts en personen die we in geval van nood kunnen bellen (in geval dat ouders niet bereikbaar zijn).
Van het kind wordt het volgende genoteerd; namen, geboortedatum, nationaliteit en bijzonderheden m.b.t. het kind. Denk aan allergieën, gezondheid, gewoontes rond slapen en eten. We bespreken ook het verloop van de ontwikkeling van het kind en of daar bijzonderheden in zijn geweest.
Ouders verklaren middels ondertekening van formulieren dat zij toestemming verlenen voor het gebruik van de verstrekte gegevens.
Foto- en filmmateriaal
Tijdens het intakegesprek vragen wij ouders toestemming voor het gebruik van foto’s en film. Little Jungle kinderopvang werkt met VIB ( Video Interactie Begeleiding) met als doel de kwaliteit van de communicatie tussen pedagogisch medewerkers en kinderen te verbeteren. De voor dit doel vervaardigde video-opnamen zijn alleen voor intern gebruik en zullen na het bekijken worden vernietigd.
Binnen onze kindercentra maken wij met regelmaat foto’s van de kinderen met apparatuur van Little Jungle. Deze foto’s komen deels in het dossier van de kinderen (dat ouders meekrijgen zodra hun kind het kindercentrum verlaat).
We vragen tijdens het intakegesprek toestemming aan ouders voor het maken van beeldmateriaal, voor allerlei verschillende doeleinden. Deze toestemming komt in Konnect, bij het kopje ouderportaal te staan.
Inzage in de gegevens
Ouders hebben recht tot inzage in gegevens van hen, of hun kind
Toegang tot de gegevens
Tot de gegevens van klanten hebben de volgende personen toegang:
– Directie
– Administratief medewerker
– Coördinator van het kindercentrum
Tot de gegevens van de kinderen hebben de volgende personen toegang:
– Directie
– Administratief medewerker
– Coördinator van het kindercentrum
– Pedagogisch medewerkers
– Stagiaires (altijd onder begeleiding van een pedagogisch medewerkster)
Bescherming van gegevens
Persoonlijke gegevens van klanten worden opgeborgen in beveiligde dossierkasten. Deze gegevens worden 2 jaar bewaard.
Overige afspraken en richtlijnen
Gedragscode:
Voor alle medewerkers van Little Jungle Kinderopvang geldt dat zij zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens van klanten en collega`s. Dit betekent dat:
- Privacy gevoelige onderwerpen worden met ouders besproken zonder aanwezigheid van andere ouders. Dit gebeurt in een aparte ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen.Tijdens haal en brengmomenten wordt de dagelijkse gang van zaken besproken.
- Buiten het werk worden geen werkcasussen besproken.
- Schriftelijke gegevens over kinderen worden zorgvuldig opgeborgen. De map met dagelijkse observaties ligt niet open tijdens haal en breng momenten. Ouders hebben het recht om de gegevens van hun eigen kind(eren) in te zien.
- Kind rapportages worden niet mee naar huis genomen, ook worden er geen foto’s gemaakt of doorgestuurd van kind observaties om thuis te werken aan de Kijk registratie.
- Pedagogisch medewerkers van de BSO houden ouders op de hoogte als een leerkracht een overdracht geeft tijdens de haalmomenten van school.
- Alvorens gegevens aan derden te verstrekken wordt hiervoor schriftelijk toestemming gegeven door ouders/verzorgers.
- Wij laten ons niet in negatieve zin uit over andere kinderen, ouders en/of medewerkers naar derden.
- Medewerkers van Little Jungle zijn zich bewust van hun “ voorbeeldfunctie” en zullen hier in alle situaties naar handelen.
- Alle computers zijn beveiligd met een wachtwoord.
Controle en archiveren van gegevens:
De gegevens van ouders worden door henzelf verstrekt aan de organisatie. Veranderingen van gegevens wordt door ouders zelf doorgegeven aan de organisatie.
Oude gegevens van klanten worden 2 jaar gearchiveerd en op een veilige manier opgeslagen.
Bewaren van gegevens:
Het volgende is afgesproken over het bewaren van gegevens:
- Gegevens ouders en kinderen worden verwerkt in het geautomatiseerde planningssysteem. Dit is alleen toegankelijk voor de administratief medewerker, coördinator en directie.
- Gegevens van kinderen worden op de groep zorgvuldig opgeborgen.
- De vingerafdrukken van ouders en personeel (kindercentrum Pappa Leeuw) zijn alleen toegankelijk voor de coördinator en één daarvoor aangestelde pedagogisch medewerker.
Informatie uitwisseling met derden:
Little Jungle Kinderopvang biedt een veilige en vertrouwde omgeving aan kinderen en vindt het belangrijk de ontwikkeling van kinderen te stimuleren. In dit kader vinden er gesprekken plaats met ouders/verzorgers.
In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden
(bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.). Er wordt eerst schriftelijk toestemming aan ouders/verzorgers gevraagd voordat we informatie uitwisselen met derden.
Een uitzondering hierop betreft een anonieme melding bij het advies en meldpunt ‘Veilig Thuis’.
Ten behoeve van de betaling van de afgenomen dienst door ouders heeft de administratief medewerker contact met de belastingdienst en in een aantal gevallen de Gemeente. De kinderopvang is hiertoe wettelijk verplicht.
Identificatie klant:
Als een kind door iemand anders als ouders/ verzorgers wordt opgehaald, dan willen onze pedagogisch medewerksters dit graag weten. Wanneer medewerkers hierover niet zijn geïnformeerd, dan wordt er altijd telefonisch contact gelegd met ouders om af te stemmen of het akkoord is dat het kind meegaat met de desbetreffende persoon. De pedagogisch medewerker heeft het recht deze persoon te vragen zich te legitimeren.
Toegang van derden tot persoonsgegevens:
Binnen Little Jungle Kinderopvang kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van een inspectie van de GGD. De kinderopvang is hiertoe wettelijk verplicht.
Maken van foto’s door ouders:
Ouders/verzorgers mogen geen foto’s meer maken op de groepen. Little Jungle inventariseert of ouders toestemming geven voor het fotograferen van hun kind, en voor welk doeleinde. Daar gaan we vervolgens heel zorgvuldig mee om.
Het is heel vervelend als foto’s van een kind waarvan ouders geen toestemming hebben verleend, uiteindelijk toch via een ander kanaal op bijvoorbeeld Social Media belanden.
Pedagogisch medewerkers maken foto’s, en delen deze met ouders via het ouderportaal.
